El modelo de Katz y Kahn es una teoría administrativa que se basa en la idea de que las organizaciones son sistemas abiertos que interactúan con su entorno. Este modelo, desarrollado por Daniel Katz y Robert L. Kahn, se apoya en la Teoría de Sistemas para entender y explicar el funcionamiento de las organizaciones.
Características de las organizaciones como sistemas
Para comprender el modelo de Katz y Kahn, es importante conocer las características que definen a las organizaciones como sistemas:
- Interacción con el entorno: Las organizaciones reciben insumos del medio ambiente, como materia prima, personas, energía e información, que procesan y convierten en productos y/o servicios.
- Objetivos múltiples: Las organizaciones tienen funciones y objetivos diversos que interactúan con el entorno de formas variadas.
- Subsistemas en interacción: Las organizaciones están compuestas por diferentes subsistemas que interactúan entre sí. Es importante analizar el comportamiento de estos subsistemas para comprender el funcionamiento de la organización en su conjunto.
- Interdependencia de los subsistemas: Los subsistemas de una organización dependen mutuamente unos de otros. Los cambios en uno de ellos impactan en los demás.
- Ambiente dinámico: Las organizaciones existen en un entorno que incluye otros sistemas y deben considerar las demandas que este impone.
- Fronteras difusas: Las organizaciones tienen múltiples interacciones con su entorno, lo que dificulta definir sus fronteras de manera clara.
El modelo de Katz y Kahn
El modelo de Katz y Kahn se basa en la idea de que las organizaciones son sistemas abiertos que importan, transforman y exportan recursos del y hacia su entorno. Este modelo se compone de los siguientes elementos:
Importación (entradas)
Toda organización requiere de insumos del entorno para su funcionamiento. Estos insumos pueden ser materia prima, personas, energía e información.
Transformación (procesamiento)
Las organizaciones procesan y transforman los insumos que reciben del entorno en productos y/o servicios. Este proceso de transformación es fundamental para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Exportación (salidas)
Una vez que los insumos han sido transformados, las organizaciones exportan sus productos y/o servicios de vuelta al entorno.
Ciclos recurrentes
El funcionamiento de las organizaciones se basa en ciclos recurrentes de importación, transformación y exportación. Estos ciclos representan transacciones entre la organización y su entorno.
Entropía negativa
Las organizaciones necesitan obtener continuamente energía del entorno para mantener su funcionamiento y evitar la desintegración. Este proceso se conoce como entropía negativa o negentropía.
Información y retroalimentación
Además de los insumos físicos, las organizaciones también reciben información del entorno. Esta información sirve como retroalimentación y permite a la organización adaptarse y ajustar su funcionamiento.
Equilibrio y homeostasis dinámica
Las organizaciones buscan mantener un estado de equilibrio y homeostasis dinámica. Esto implica regular su funcionamiento para adaptarse a los cambios del entorno y preservar su supervivencia.
Diferenciación
Las organizaciones tienden a diferenciarse, multiplicando funciones y roles. Esto implica una especialización y jerarquización de las funciones dentro de la organización.
Equifinalidad
Las organizaciones pueden alcanzar los mismos resultados finales a partir de diferentes condiciones iniciales. Esto implica que existen múltiples formas de lograr los objetivos, optimizando los recursos disponibles.
Límites o fronteras
Las organizaciones tienen límites o fronteras que definen su esfera de acción y su grado de apertura hacia el entorno. Estos límites determinan la recepción de insumos y la interacción con el entorno.
Características de primer orden de las organizaciones
Además de los elementos del modelo de Katz y Kahn, las organizaciones como sistemas sociales presentan características de primer orden:
- No tienen limitación de amplitud: Las organizaciones sociales están compuestas por seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros elementos, pero no interactúan de forma natural entre sí. Las organizaciones no pueden representarse mediante modelos físicos.
- Entradas de mantenimiento y producción: Las organizaciones requieren de insumos tanto para su funcionamiento básico como para su producción. Las entradas de mantenimiento sustentan el funcionamiento del sistema, mientras que las entradas de producción se procesan para lograr resultados productivos.
- Naturaleza planeada: Las organizaciones son creadas por el ser humano y se basan en actitudes, creencias, percepciones, motivaciones, hábitos y expectativas de las personas.
- Mayor variabilidad: Las organizaciones sociales presentan mayor variabilidad en comparación con los sistemas biológicos. Esto requiere de controles más sólidos para lograr la estabilidad deseada.
- Funciones, normas y valores: Las funciones realizadas en las organizaciones, las normas que las rigen y los valores en los que se basan constituyen los componentes sociopsicológicos de los sistemas sociales.
- Sistemas formalizados de funciones: Las organizaciones se estructuran en funciones interconectadas que determinan las actividades. Las reglas definen la conducta esperada y cuentan con sanciones correspondientes.
- Inclusión parcial: Las organizaciones utilizan parcialmente los conocimientos y habilidades de las personas, lo que permite que los individuos pertenezcan a varias organizaciones al mismo tiempo.
- Relación con el entorno: Las organizaciones deben ser estudiadas en relación con su entorno, considerando los conceptos de subsistema, sistema y suprasistema. Esto implica evaluar el grado de autonomía en la ejecución de sus funciones.
Cultura y clima organizacionales
Cada organización crea su propia cultura, con sus propias normas, valores y costumbres. La cultura de una organización refleja las normas y valores tanto del sistema formal como del sistema informal. Además, la cultura organizacional se ve influenciada por las disputas internas y externas, los procesos de trabajo, la distribución física, las modalidades de comunicación y el ejercicio de la autoridad.
La cultura organizacional se transmite a través de los nuevos miembros y tiene un impacto significativo en el funcionamiento de la organización.
Dinámica del sistema y eficacia organizacional
Las organizaciones, al ser sistemas abiertos, no poseen una estabilidad intrínseca. Por lo tanto, crean mecanismos de recompensas para mantener a sus miembros comprometidos con el sistema. Establecen normas, valores y estructuras de autoridad para controlar y dirigir el comportamiento de los individuos en la organización.
La eficacia organizacional se basa en la capacidad de la organización para mantener un flujo constante de energía del entorno. Esto implica importar más energía de la que se exporta, para asegurar la supervivencia y evitar la desintegración del sistema.
Organización como sistemas de papeles
El modelo de Katz y Kahn considera que las organizaciones son sistemas de papeles. Esto significa que las actividades realizadas por los individuos dentro de la organización se traducen en roles y funciones específicas.
El modelo de Katz y Kahn ofrece una visión integral de las organizaciones como sistemas abiertos. Este modelo destaca la importancia de la interacción entre la organización y su entorno, así como la necesidad de mantener un equilibrio dinámico para asegurar la supervivencia y la eficacia organizacional. Conocer y comprender las características de las organizaciones como sistemas es fundamental para una gestión eficiente y exitosa.